Gevraagd: applicatiebeheerder (M/V)

Twee jaar geleden heb ik er ook al een blogje aan gewijd: applicatiebeheer in het VO. De afgelopen maand kwam dit onderwerp weer een aantal keren voorbij, waarbij er vooral om een functiebeschrijving werd gevraagd. Van de eerder vermelde voorbeeldfunctie van FUWA-VO heb ik een nieuwe versie gevonden. Hier onder geef ik mijn visie op de rol van de applicatiebeheerder in het VO:

Samenvatting activiteiten: Een applicatiebeheerder schept – binnen het School Informatie Systeem (SIS) – de randvoorwaarden om gegevens vast te kunnen leggen en informatie te genereren binnen de kaders die de organisatie daarvoor stelt.
Het werkterrein is Bedrijfsvoering > ICT. Dat wil ik nuanceren. Kennisnet biedt met vier in balans een model om de aan ICT gerelateerde processen binnen een onderwijsorganisatie te bekijken. Inmiddels geven ze hierin ook aan welke toegevoegde waarde het gebruik van ICT kan geven:

bron: Kennisnet

bron: Kennisnet

De huidige School Informatie Systemen (Magister en SOMtoday) in het VO zijn geïntegreerde pakketten waarbinnen de domeinen Administreren, Leren, Begeleiden en Sturen worden onderkend. Daarmee kan het SIS zowel het verhogen van het leerrendement als de doelmatigheid ondersteunen. Het beheer van het SIS zit volgens mij in de pijler ‘inhoud en toepassingen’ van het vier in balans model. Daarbinnen worden de randvoorwaarden gecreëerd voor het werken met het SIS. Enkele voorbeelden:

Gegevens vast te leggen: cijferkolommen met bijbehorende gemiddelde kolommen klaarzetten; formulieren (sjablonen) voor het leerlingvolgsysteem aanmaken; het kwadrant inrichten; opleidingen, profielen, klassen, locaties, etc. inrichten; absentiecodes aanmaken; (genormeerde) toetsen klaarzetten en inrichten; sjablonen voor studiewijzers opstellen; een mappenstructuur binnen de ELO inrichten; beoordelingen van opdrachten binnen de ELO koppelen aan een cijferkolom. Met de daarbij behorende autorisaties (voor docenten, mentoren, OOP-ers, leerlingen en ouders). En het mede opstellen van de gebruikershandleidingen, protocollen en procedures.
Informatie genereren: sjablonen voor rapportages klaarzetten (overzichten, rapporten, cijferlijsten, etc.) zodat deze gedraaid kunnen worden door de gebruikers en de output genereert die aan hun wensen (zowel qua inhoud als layout) voldoet. Daarnaast ook vaak aanleveren van adhoc informatie, bijvoorbeeld voor de accountant.

schaap-met-vijf-potenUiteraard moet de applicatiebeheerder beschikken over deskundigheid om het werk goed uit te kunnen voeren. De applicatiebeheerder moet een diepgaand beeld hebben van de mogelijkheden van de applicatie en de consequenties kennen van keuzes ten aanzien van instellingen (parameters). Daar zit een spanningsveld. Door de evolutie van het SIS is de functionaliteit de laatste jaren sterk verbreed. Een applicatiebeheerder zou nu zowel generalist (overzicht van de mogelijkheden binnen Administreren, Leren, Begeleiden en Sturen) als specialist (inrichting) moeten zijn. Dat is volgens mij voor één persoon, die meestal werkzaam is/was binnen het domein Administreren, te veel gevraagd. Je ziet daarom steeds vaker dat er een domeinexpert binnen de school wordt belast met het beheer, bijvoorbeeld een ELO-coördinator voor het domein Leren, een Zorgcoördinator voor het domein Begeleiden en een Kwaliteitsmedewerker voor het domein Sturen. Samenwerken op het gebied van beheer door de domeinexperts is dan een vereiste, maar biedt tevens kansen voor leren van en met elkaar. Bovendien verkleint dit de afhankelijkheid en daarmee de kwetsbaarheid van de organisatie van één persoon.

Een applicatiebeheerder werkt binnen de context van de school. Om een maximale toegevoegde waarde van het SIS binnen de school te realiseren, is de verbinding tussen de behoefte van de organisatie op het gebied van Administreren, Leren, Begeleiden en Sturen en de mogelijkheden die het SIS biedt voor de ondersteuning daarvan van groot belang. De domeinexpert zal dus behalve de kennis van de applicatie ook kennis van de (onderwijs)processen binnen de organisatie moeten hebben, zodat hij/zij de (school)leiding kan adviseren over de inzet van het SIS (en de consequenties van de keuzes van de schoolleiding ten aanzien van de betrouwbaarheid en beveiliging kan terugkoppelen). Het vinden van die verbinding kan niet aan het toeval worden overgelaten en moet (dus) worden georganiseerd. Daar komt leiderschap om de hoek kijken. De verantwoordelijkheid daarvoor hoort mijns inziens op het bordje van het Hoofd ICT / ICT Coördinator / ICT portefeuillehouder.

Ik heb een poging gedaan bovenstaande te verwerken in deze functiebeschrijving  in Word op basis van de voorbeeldfunctie van FUWA-VO, zodat je deze voor eigen gebruik kunt downloaden en aanpassen. Als je hier gebruik van maakt, stel ik het op prijs als je verwijst naar deze blog.

Disrupting Class: terugblik

Tuesday-Chalk-BoardOp de ManagementSite trok het artikel ‘De waarheid over Disruptieve Innovatie‘ van de hand van Sjors van Leeuwen mijn aandacht. Ruim vijf jaar geleden kocht ik het boek Disrupting Class van Clayton M. Christensen. Ik heb destijds de moeite genomen daar deze samenvatting van te maken, omdat ik de boodschap van Disrupting Class wilde delen.

In ‘De waarheid over Disruptieve Innovatie’ worden – mede op basis van een onderzoek door Jill Lapore – kanttekeningen en vraagtekens gezet bij de theorie van Clayton M. Christensen. Niet alleen in de VS, maar ook hier aanleiding voor stevige discussies. Wat betekent de twijfel aan de theorie van disruptieve innovatie voor de uitgangspunten en conclusies van Clayton in zijn boek Disrupting Class?

Ik heb geen diepgaand onderzoek gedaan, maar mijn eerste reactie is: niets. In Disrupting Class geeft Clayton zelf aan dat de situatie in het onderwijs niet te vergelijken is met die van bedrijven. ‘Nonconsumers’ tref je niet aan in het onderwijs. De vernieuwingen zullen plaats moeten vinden in de onderwijsorganisaties zelf. Clayton heeft met Disrupting Class primair een ‘gedeelde taal’ willen neerzetten die beschrijft welke stappen nodig zijn om het onderwijs te veranderen. Zes jaar na de publicatie van Disrupting Class durf ik te stellen dat een aantal van zijn aanbevelingen zijn gerealiseerd. Hoogstwaarschijnlijk niet als gevolg van zijn boek, maar als gevolg van andere (met name technologische) ontwikkelingen zoals de komst van de tablet en de verdergaande digitalisering van de leermiddelen. Niet in de vorm van een ‘disruptie’ waarbij het beeld van breekijzer bij mij naar boven komt, maar in de vorm van een hefboom (of beter gezegd: meerdere hefbomen, waarbij er geen causaal verband kan worden gelegd welke hefboom welke verandering heeft veroorzaakt). Een aantal voorbeelden:

  • De leerling staat meer centraal. Leren op maat en passend onderwijs staat op de agenda.
  • Hetzelfde geldt voor adaptief leren (nu nog vooral docent gestuurd).
  • Inzet en gebruik van ICT binnen de lerarenopleidingen: kennisbasis ICT.
  • Er is steeds meer lesmateriaal online beschikbaar.

Als laatste: het door Clayton genoemde autonome team / afsplitsing. Ook daarvan zijn voorbeelden te zien: beroepsgerichte vmbo-afdelingen die zich afsplitsen van het grote geheel en samen werken met hun vakcollega’s van een andere school in dezelfde plaats/regio. Niet ingegeven door ideologie maar omwille van een keiharde economische noodzaak.

De subtitel ‘How Disruptive Innovation Will Change the Way the World Learns’ van Disrupting Class geeft mijns inziens aan het boek meer een trendwatcher rapport is dan een richtsnoer. Van disruption in het onderwijs is geen sprake. Daarvoor is de wendbaarheid en het verandervermogen van onderwijsorganisaties te klein. Sustaining Class was een passender titel geweest. De waarschuwing op de achterkaft blijkt (achteraf) flink misplaatst. Niet alleen de levenscyclus van bedrijven wordt korter: ook die van boeken!img133

Dood paard

Stel je beschikt als medewerker over de volgende competenties:

  • Doet (ook ongevraagd) voorstellen tot verbetering, verandering of vernieuwing
  • Doorbreekt bestaande denkkaders, denkt ‘out of the box’
  • Combineert bestaande benaderingen tot nieuwe oplossingen
  • Doet onderzoek om tot meerdere nieuwe oplossingen of benaderingen voor een vraagstuk te komen
  • Hanteert bij vraagstukken nieuwe invalshoeken
  • Heeft meerdere ideeën bij het oplossen van vraagstukken
  • Bedenkt nieuwe toepassingen
  • Blijft werken aan het bereiken van een gesteld doel, ook als het langere tijd duurt
  • Blijft zoeken naar andere wegen en komt niet snel met “het kan niet”

Een mooie lijst waar menig leidinggevende enthousiast van zal worden. Zoals alles, horen bij deze sterke punten ook valkuilen die naar mijn mening prachtig verbeeld wordt in ‘de theorie van het dode paard’:

dood-paard

klik op de afbeelding om hem te vergroten

Ik verwacht dat bij iedereen nu wel beelden naar boven komen waarin je bovenstaande herkent. Dit zal men niet voor ogen hebben gehad bij bovengenoemde competenties. Zoals eerder door mij aangegeven: bij competenties hoort een context! Zonder context is een competentie een voorbeeld van één van de bekendste (Zen) koans: ‘Wat is het geluid van één klappende hand“?

mindshift

denkraamVia de blog ‘Mindshifting: (hoe) kunnen we mindsets veranderen?‘ van Wilfred Rubens werd ik geattendeerd op de afscheidsrede van Robert Jan Simons. Het volledige artikel is te downloaden via zijn site visieopleren.nl onder publicaties. Aan de hand van een aantal metaforen (onder andere geloof in Sinterklaas en roeien in Vietnam) vormt hij beelden van het begrip mindset (ik heb daarvoor al eerder de term ‘denkraam‘ gebruikt).

Robert Jan Simons definieert mindset als: “Een aantal samenhangende, meestal impliciete, voor henzelf vanzelfsprekende, assumpties, opvattingen en kennisonderdelen, van individuen of groepen, vaak rondom een kernidee, basisassumptie, die het gedrag van deze mensen blijvend bepalen”. Naast de individuele mindshift  behandelt hij ook de collectieve mindshift. Ik zie daarin overeenkomsten met de lokale en collectieve betekeniswolken die Thijs Homan beschrijft.

In zijn publicatie gaat Robert Jan Simons nader in op mindsets ten aanzien van nieuwsgierigheid, leren en het geven van feedback door leraren. Hij komt met een stappenplan waarin – afhankelijk van de fase van leren – mogelijke interventies zijn opgenomen. Voor het tot stand komen van een mindshift zijn anderen nodig. Daarin zie ik weer een parallel met Homans ‘eilandhoppen’ en ‘ideeënsex’: “Het ontwikkelen van nieuwe beelden is deels een individueel proces, maar zeker ook een interactioneel proces”.

In veel verandertrajecten wordt (nog) te weinig rekening gehouden met verschillen in individuele en collectieve mindsets. Robert Jan Simons stelt in zijn conclusie dat meer onderzoek nodig is naar het hoe van het veranderen van een mindset. Hij geeft aan het merkwaardig te vinden dat hiernaar nog zo weinig onderzoek is gedaan. Dit is in lijn met de bevindingen van Thijs Homan: “Er kunnen nieuwe options for action emergeren, maar of die nieuwe options for action ook daadwerkelijk tot concrete en voorspelbare successen zullen leiden is niet bekend”.

Het artikel van Robert Jan Simons heeft mijn beperkte denkraam (mindset) ten aanzien van leren en veranderen bekrachtigd. In het kader van dit onderwerp kan je stellen dat hier sprake is van een paradox: het heeft mijn mindset versterkt, waardoor een mindshift minder waarschijnlijk is.

Boek: Onderwijs met ICT

Vrijdag 1 november 2013 heeft op Hogeschool Windesheim de officiële presentatie van het boek ‘Onderwijs met ICT’, waaraan ik een bijdrage heb geleverd in de vorm van een hoofdstuk over het leerlingvolgsysteem, plaatsgevonden. Op de foto de aanwezige auteurs.

Aike van der Hoeff, Jan Cees Rutgers, Erik Bolhuis, Frank Thuss, Manon Bonefaas, Pauline Maas, Remco Pijpers, Justine Pardoen

Aike van der Hoeff, Jan Cees Rutgers, Erik Bolhuis, Frank Thuss, Manon Bonefaas, Pauline Maas, Remco Pijpers, Justine Pardoen (met dank aan Annet Akker)

De zaal was goed gevuld. Naast het officiële deel waren er presentaties van Frans Thuss en Alfons ten Brummelhuis. Frank lichtte in zijn presentatie het verschil toe tussen ´leren met een mobiel device´ en ´mobiel leren´.

Alfons deed de stellige uitspraak dat het onderwijs 20 jaar heeft gewacht op dit boek. Hij positioneerde ons boek als verbinding tussen de ‘oude’ en nieuwe situatie. In de nieuwe situatie (in mijn vrije interpretatie: na de uitgave van dit boek) kan en mag vrijblijvendheid volgens hem geen rol meer spelen. Gebruik van ICT in het onderwijs is noodzaak. Docenten moeten als professional competenties beheersen om te beoordelen wat werkt in welke situatie. Het boek sluit nauw aan bij de ‘kennisbasis ICT’. Alfons belichtte in zijn presentatie ook waarom de inzet van ICT in het onderwijs zo moeizaam verloopt aan de hand van bekende voorbeelden: ‘chasm’ (zie ook mijn blogje ‘tipping point’) en ‘olievlek werking’. Het boek biedt een handreiking voor de docent in opleiding, maar is zeker ook te gebruiken voor en door docenten die werkzaam zijn in het Voortgezet Onderwijs.

Wat vinden anderen van ons boek? Er zijn inmiddels twee recenties gepubliceerd:

Ik kijk terug op een boeiende en leerzame periode van 2 jaar die voorafging aan de uiteindelijke uitgave van ons boek. Het was een zoektocht langs (onderwijs)visie, kaders, doelgroepen en uitgangspunten binnen een team van mensen van verschillende achtergronden. Wat ons bindt is de passie voor onderwijs en ICT. De kunst was vooral: weglaten, waarbij de verbinding overeind moest blijven. Als je de recensenten mag geloven, zijn we daarin geslaagd.

Onderwijs en vooral ICT zijn altijd in beweging. Een boek schiet tekort als middel om die beweging te volgen. Er komt daarom een site waarin de aanvullingen op het boek worden opgenomen. Ik kan het boek dus nog niet dichtslaan.

Zwemmers lichaam illusie

zwemmerIn mijn kerstvakantie heb ik ‘de kunst van het heldere denken‘ van Rolf Dobelli gelezen. Zeer de moeite waard. Hij behandelt 52 denkfouten (voor elke week één?). De meesten zijn heel herkenbaar en je zult er versteld van staan hoe vaak je er – ook na het lezen van dit boekje – nog instinkt. Ik pak er één uit: de illusie van een zwemmers lichaam.

Gisteren werd er op het journaal aandacht besteed aan het 15 jarig bestaan van de weekendschool. Een mooi initiatief, waar ik nog nooit van gehoord had. Er kwamen diverse mensen aan het woord. Eén daarvan gaf aan dat de kinderen die de weekendschool hadden gevolgd veel gemotiveerder in het leven stonden. Typisch geval van de illusie van het zwemmers lichaam!

Bij de zwemmers lichaam illusie worden resultaat en oorzaak omgewisseld. In het zwembad zie je mensen met soepele, gespierde lichamen door het water klieven. Je neemt je voor regelmatig te gaan zwemmen in de hoop dat je ook zo’n gespierd lichaam krijgt. Dit is een illusie. De mensen met een dergelijk lichaam kiezen voor de zwemsport, omdat ze dan optimaal gebruik maken van de eigenschappen van hun lichaam.

In de reclame zie je dit ook veel: de modellen voor cosmetica producten zijn niet mooi als gevolg van de aangeprezen cosmetica, maar maken reclame voor cosmetica omdat ze mooi zijn.

Terug naar de weekendschool: ik hoop dat de aandacht voor dit fenomeen niet tot gevolg heeft dat er kinderen naar de weekendschool worden ‘gestuurd’. Ik hoop wel dat er meer mogelijkheden komen voor gemotiveerde kinderen om in hun directe omgeving extra onderwijs te volgen.

Bruggen slaan

Deze afbeelding heb ik gebruikt op de cover van mijn eerste ICT-beleidsplan van 2005. Gisteren las ik het artikel ‘Benoem een informatiemanager’ van Margreet Vermeer van Kennisnet in de Indruk van november. Bij het lezen van dat artikel kwam direct het beeld van deze brug weer naar boven. Blijkbaar is dit beeld nog steeds actueel, ondanks alle ontwikkelingen op het gebied van ICT in het onderwijs van de afgelopen jaren.

Margreet noemt in haar artikel een aantal knelpunten:

  • Investeren in ICT is een blackbox
  • Het rendement van de investering is moeilijk te bepalen
  • De kosten stijgen
  • De samenwerking met andere scholen is beperkt
  • De groei van het gebruik van ICT blijft achter bij de ambities

Het blijkt lastig de visie op het onderwijs en de visie op de inzet van ICT (in de meest brede zin: in de klas; ter ondersteuning van het administratieve proces en de communicatie) met elkaar te verbinden en de regie te voeren op de bijbehorende investeringen.

Margreet introduceert als oplossing een tussenlaag (tussen onderwijs en ICT beleid) in de vorm van informatiemanagement met bijbehorende informatiemanager. De informatiemanager is werkzaam op het snijvlak onderwijs en ICT. Dit zou moeten zorgen voor de noodzakelijke samenhang.

Wat Margreet beschrijft is heel herkenbaar voor mij. In één van mijn vorige blogs (applicatiebeheer VO) komen een aantal van bovengenoemde knelpunten ook terug. In beperkte zin, gericht op het beheer van het leerlingvolgsysteem. De oplossing is verbinden.
Ik vraag mij steeds vaker af of hier een standaard ‘recept’ voor is. Ik zeg altijd dat als de oplossing eenvoudig te vinden is, deze allang is toegepast. Ongetwijfeld zijn er situaties waarin de aanstelling van een informatiemanager een (grote) stap richting een oplossing is. Bij grote onderwijsinstellingen werkt dit al in de praktijk. Margreet schrijft echter ook dat er “meer met minder” moet. Ik zie de reacties van mijn oud collega docenten al voor mij: “nog iemand erbij die niet deelneemt aan het primaire proces, waardoor en (weer) minder geld voor het onderwijsproces beschikbaar is”.
Je zou natuurlijk kunnen tegenwerpen dat de informatiemanager zichzelf terugverdient. Dubbele systemen (met bijbehorend onderhoud van de gegevensverzameling) worden geëlimineerd en het beheer wordt efficiënter. De meetbaarheid daarvan is echter lastig, waardoor ook het rendement van deze investering moeilijk te bepalen zal zijn.

Bruggen slaan is helemaal van deze tijd. Een informatiemanager is geen brug die ergens langs de oever klaarligt om tussen de beide oevers te worden ingevaren. Bruggen slaan is maatwerk en vergt een forse inspanning en de bereidheid van beide ‘partijen’ zich in elkaar (en elkaars problemen) te verdiepen en elkaar ook wat te gunnen. Dat betekent dus dat er heilige huisjes afgebroken moeten worden.

In de beginfase van de introductie van ICT in het onderwijs werd de oplossing gezocht in de vorm van de ICT-coördinator. Ik denk dat er nog heel wat ICT-coördinatoren zijn die de rol van informatiemanager naar grote tevredenheid vervullen. In een later stadium kwamen de ambassadeurs (ik heb die rol ook vervuld). Eén persoon (of functiehouder) gaat het verschil niet maken. Ik zie een deel van de oplossing binnen de pijler deskundigheidsbevordering van vier in balans. Voor alle betrokkenen (directie, teamleiders, docenten, ICT-ers). Kennisnet biedt hiervoor een rijke set aan ondersteuning, bijvoorbeeld de visieversneller, richten van ict en de bekwaamheidseisen voor docenten.
Het gereedschap is er. Nu nog de kennis en de vooral de wil het te gebruiken.

Bron: Kennisnet