Applicatiebeheer (VO)

Bij mijn werk komt regelmatig de vraag naar voren: “Wat doet een applicatiebeheerder eigenlijk?” Daarbij stellen vooral schoolleiders de vraag: “Kan je een indicatie geven van het aantal fte’s daarvoor?”

Op elk van de 650 scholen voor voortgezet onderwijs in Nederland zijn één of meerdere medewerkers belast met het beheer van de applicatie(s) die het administratieve en onderwijskundige proces ondersteunen. Hiervoor zijn allerlei functiebenamingen: functioneel beheerder, applicatiebeheerder, functioneel applicatiebeheerder, ict-beheerder, etc. Maar wat doen die mensen dan? Meestal komt deze vraag voort uit verwarring betreffende de functiebenaming, maar soms doet de beheerder zijn/haar werk zo ‘onzichtbaar’ dat het resultaat vergelijkbaar is met water uit de kraan: vanzelfsprekend! Tot de beheerder ziek wordt of aangeeft een andere baan te hebben gevonden. Dan wordt pas duidelijk dat de applicatiebeheerder een belangrijke spin in het web is binnen de school.

Ik vat mijn antwoord op bovengenoemde vraag in één zin samen: “Een applicatiebeheerder schept de randvoorwaarden om gegevens vast te kunnen leggen en informatie te genereren binnen de kaders die de organisatie daarvoor stelt“.

Randvoorwaarden om gegevens vast te leggen: bijvoorbeeld cijferkolommen met bijbehorende gemiddelde kolommen klaarzetten; formulieren (sjablonen) voor het leerlingvolgsysteem aanmaken; opleidingen, profielen, klassen, locaties, etc. inrichten; absentiecodes aanmaken; toetsen klaarzetten en inrichten. Met de daarbij behorende autorisaties (voor docenten, mentoren, OOP-ers, leerlingen en ouders). En het mede opstellen van de gebruikershandleidingen, protocollen en procedures.
Informatie genereren: sjablonen voor rapportages klaarzetten (overzichten, rapporten, cijferlijsten, etc.) zodat deze gedraaid kunnen worden door de gebruikers en de output genereert die aan hun wensen (zowel qua inhoud als layout) voldoet. Daarnaast ook vaak aanleveren van adhoc informatie, bijvoorbeeld voor de accountant.

Het school informatie systeem / leerlingvolgsysteem is de afgelopen jaren steeds verder geëvolueerd van puur administratief naar een applicatie ter ondersteuning van het volledige proces. Dit verklaart volgens mij de significante toename in het gebruik ervan door leraren:

Bron: Kennisnet vier in balans monitor 2011

De applicatiebeheerder beweegt zich op het raakvlak ICT en onderwijs. Hij/zij kent de mogelijkheden van de applicatie (aanbod kant) en heeft (idealiter) kennis van de administratieve en onderwijskundige processen binnen de school (vraag kant). De applicatiebeheerder is alert op de ontwikkelingen aan beide kanten en kan daardoor adviseren over de mogelijkheid van de inzet van (nieuwe) functionaliteit van de applicatie voor de bestaande processen en onderzoek doen naar de mogelijkheid van ondersteuning van (nieuwe) onderwijsprocessen door de applicatie.
Hiervoor heeft de applicatiebeheerder contacten met onder andere de schoolleiding, het zorgteam, examen-, ict-, elo-coördinator, de roostermaker, onderwijsassistenten, leerlingeadministratie en docenten.

Een school mag zich gelukkig prijzen als ze deze competenties in één persoon verenigd vinden. Een tandem met bijvoorbeeld de ict-coördinator / hoofd ICT behoort natuurlijk ook tot de mogelijkheden. De voorbeeld functie van Fuwa-VO is tien jaar oud en niet meer van deze tijd (en dat geldt mijns inziens ook voor de bijbehorende waardering). Nu de rol van het leerlingvolgsysteem en de afhankelijkheid daarvan steeds groter wordt in het onderwijs, is aandacht voor de applicatiebeheerder wel op zijn plaats. We kennen een secretaressedag en de dag van de leraar. Wat wordt de dag van de applicatiebeheerder?

Op de tweede vraag (het aantal fte’s) moet ik het antwoord schuldig blijven. Dat is erg afhankelijk van de taken en verantwoordelijkheden die worden toegekend en de complexiteit van de organisatie (niet van het aantal leerlingen!). Soms is de applicatiebeheerder ook verantwoordelijk voor de inhoud (gegevensbeheer), de BRON-uitwisseling of bijvoorbeeld absentieverwerking en beheer van de portal.

Autorisatie is een lastig en beladen onderwerp. Vaak ligt zowel het bepalen als de registratie ervan in de handen van de applicatiebeheerder. Deze zal (door de wol geverfd)  ‘zuinig’ zijn met het toekennen van autorisaties om ‘ongelukken’ te voorkomen. Uit oogpunt van functiescheiding is deze situatie niet wenselijk. De applicatiebeheer treedt hierin adviserend op. De bepaling van de gewenste autorisaties ligt bij de schoolleiding; de registratie bij de applicatiebeheerder.
De eerlijkheid gebied mij te zeggen dat ik helaas vaak moet constateren dat het besef van deze verantwoordelijkheid, de kennis van dit onderwerp en de wil zich hierin te verdiepen bij de schoolleiding op z’n zachtst gezegd onderontwikkeld is.

4 thoughts on “Applicatiebeheer (VO)

  1. Pingback: Bruggen slaan « Jan Cees

  2. Pingback: Gevraagd: applicatiebeheerder (M/V) | Jan Cees

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s