Handelingsverlegenheid

De term handelingsverlegenheid heeft, sinds het uitbrengen van het rapport van de commissie Samson betreffende sexueel misbruik binnen de jeugdzorg, meer aandacht gekregen. “Het taboe op seksualiteit en de handelingsverlegenheid van de professionals heeft mij verbaasd”, zegt Rieke Samson. Ik ben minder verbaasd!

Handelingsverlegenheid wordt vooral in verband gebracht met de zorg en het onderwijs. Definitie Taalunieversum (onderwijstermen): “Toestand die ontstaat wanneer individuele leerkrachten of de school in het algemeen geen verantwoord adequaat antwoord (meer) kunnen geven op de specifieke instructie- en onderwijsbehoeften van één of meer leerlingen“.

Handelingsverlegenheid is (blijkbaar) gerelateerd aan een onbekende (meestal complexe en nieuwe) situatie en je eigen beperkte repertoire (competenties). Dit geldt niet alleen voor individuen, maar ook voor groepen en organisaties. Er is sprake van een aarzeling (je weet het even niet meer), terwijl de situatie om actie vraagt. Om tot actie te komen, moeten in deze gevallen routines worden doorbroken.

Laten we nu – en dat geldt niet alleen voor de zorg en het onderwijs – vooral geleerd hebben zaken te categoriseren, in hokjes te stoppen. Op gedrag of een situatie plakken we een etiketje, zodat we vervolgens kunnen vaststellen welke (be)handeling vereist is. Omdat ik het zelf niet beter kan verwoorden, citeer ik hieronder Mathieu Weggeman uit Leidinggeven aan professionals? Niet doen!

De aanpak is doorgaans de complexe situatie te vereenvoudigen en vervolgens te standaardiseren. Perrow (1970) heeft dit mechanisme ‘pigeon holing’ genoemd. Het bestaat hierin dat de professional de behoefte van de klant diagnosticeert en categoriseert in termen van een veelkomend geval waarvoor een standaard aanpak of programma aanwezig is hetgeen vervolgens van toepassing wordt verklaard. Mensen, problemen en situaties “are categorized and placed into pigeon holes because it would take enormous resources to treat every case as unique and requiring thorough analysis. Like stereotypes, categories allow us to move through the world without making continuous decisions at every moment”. De professional zet dus zijn kennis in om een correcte diagnose te stellen en op basis daarvan de juiste keuze te kunnen maken uit de beschikbare standaardprogramma’s en protocollen.
“Als je alleen over een hamer beschikt, ben je geneigd de hele wereld als een spijker te zien” zou Abraham Maslow ooit hebben gezegd.

Er is geen spoorboekje voor dit soort situaties en terugkeer naar de vertrouwde ‘duiventil’ werkt contraproductief. Het lijkt alsof handelingsverlegenheid steeds vaker voorkomt. Pigeon holing is niet de enige verklaring. De situaties waarmee je als professional of organisatie wordt geconfronteerd, worden steeds complexer. Er moeten steeds meer (en sneller) keuzes worden gemaakt en de betrokkenen worden steeds kritischer en zijn ook vaker goed geïnformeerd. Mathieu Weggeman maakt onderscheid tussen routinematig werkende professionals en improviserende of innoverende professionals. Ik vermoed dat handelingsverlegenheid vooral voorkomt in de categorie R-Prof.

bron: Leidinggeven aan professionals? Niet Doen!

Erkennen van de handelingsverlegenheid is een startpunt voor het uitbreiden van je competenties; het in samenwerking met andere professionals zoeken naar een ‘doorbreker’ en/of het inschakelen van collega’s / externen met complementaire competenties (I-Profs?). Werkt dat allemaal niet, dan rest er nog maar één ding: uit de situatie stappen. Dat laatste is makkelijker gezegd dan gedaan, want over het algemeen zal er een (zakelijke) relatie bestaan met een lange historie. In ICT terminologie: er is sprake van een deadlock.

Applicatiebeheer (VO)

Bij mijn werk komt regelmatig de vraag naar voren: “Wat doet een applicatiebeheerder eigenlijk?” Daarbij stellen vooral schoolleiders de vraag: “Kan je een indicatie geven van het aantal fte’s daarvoor?”

Op elk van de 650 scholen voor voortgezet onderwijs in Nederland zijn één of meerdere medewerkers belast met het beheer van de applicatie(s) die het administratieve en onderwijskundige proces ondersteunen. Hiervoor zijn allerlei functiebenamingen: functioneel beheerder, applicatiebeheerder, functioneel applicatiebeheerder, ict-beheerder, etc. Maar wat doen die mensen dan? Meestal komt deze vraag voort uit verwarring betreffende de functiebenaming, maar soms doet de beheerder zijn/haar werk zo ‘onzichtbaar’ dat het resultaat vergelijkbaar is met water uit de kraan: vanzelfsprekend! Tot de beheerder ziek wordt of aangeeft een andere baan te hebben gevonden. Dan wordt pas duidelijk dat de applicatiebeheerder een belangrijke spin in het web is binnen de school.

Ik vat mijn antwoord op bovengenoemde vraag in één zin samen: “Een applicatiebeheerder schept de randvoorwaarden om gegevens vast te kunnen leggen en informatie te genereren binnen de kaders die de organisatie daarvoor stelt“.

Randvoorwaarden om gegevens vast te leggen: bijvoorbeeld cijferkolommen met bijbehorende gemiddelde kolommen klaarzetten; formulieren (sjablonen) voor het leerlingvolgsysteem aanmaken; opleidingen, profielen, klassen, locaties, etc. inrichten; absentiecodes aanmaken; toetsen klaarzetten en inrichten. Met de daarbij behorende autorisaties (voor docenten, mentoren, OOP-ers, leerlingen en ouders). En het mede opstellen van de gebruikershandleidingen, protocollen en procedures.
Informatie genereren: sjablonen voor rapportages klaarzetten (overzichten, rapporten, cijferlijsten, etc.) zodat deze gedraaid kunnen worden door de gebruikers en de output genereert die aan hun wensen (zowel qua inhoud als layout) voldoet. Daarnaast ook vaak aanleveren van adhoc informatie, bijvoorbeeld voor de accountant.

Het school informatie systeem / leerlingvolgsysteem is de afgelopen jaren steeds verder geëvolueerd van puur administratief naar een applicatie ter ondersteuning van het volledige proces. Dit verklaart volgens mij de significante toename in het gebruik ervan door leraren:

Bron: Kennisnet vier in balans monitor 2011

De applicatiebeheerder beweegt zich op het raakvlak ICT en onderwijs. Hij/zij kent de mogelijkheden van de applicatie (aanbod kant) en heeft (idealiter) kennis van de administratieve en onderwijskundige processen binnen de school (vraag kant). De applicatiebeheerder is alert op de ontwikkelingen aan beide kanten en kan daardoor adviseren over de mogelijkheid van de inzet van (nieuwe) functionaliteit van de applicatie voor de bestaande processen en onderzoek doen naar de mogelijkheid van ondersteuning van (nieuwe) onderwijsprocessen door de applicatie.
Hiervoor heeft de applicatiebeheerder contacten met onder andere de schoolleiding, het zorgteam, examen-, ict-, elo-coördinator, de roostermaker, onderwijsassistenten, leerlingeadministratie en docenten.

Een school mag zich gelukkig prijzen als ze deze competenties in één persoon verenigd vinden. Een tandem met bijvoorbeeld de ict-coördinator / hoofd ICT behoort natuurlijk ook tot de mogelijkheden. De voorbeeld functie van Fuwa-VO is tien jaar oud en niet meer van deze tijd (en dat geldt mijns inziens ook voor de bijbehorende waardering). Nu de rol van het leerlingvolgsysteem en de afhankelijkheid daarvan steeds groter wordt in het onderwijs, is aandacht voor de applicatiebeheerder wel op zijn plaats. We kennen een secretaressedag en de dag van de leraar. Wat wordt de dag van de applicatiebeheerder?

Op de tweede vraag (het aantal fte’s) moet ik het antwoord schuldig blijven. Dat is erg afhankelijk van de taken en verantwoordelijkheden die worden toegekend en de complexiteit van de organisatie (niet van het aantal leerlingen!). Soms is de applicatiebeheerder ook verantwoordelijk voor de inhoud (gegevensbeheer), de BRON-uitwisseling of bijvoorbeeld absentieverwerking en beheer van de portal.

Autorisatie is een lastig en beladen onderwerp. Vaak ligt zowel het bepalen als de registratie ervan in de handen van de applicatiebeheerder. Deze zal (door de wol geverfd)  ‘zuinig’ zijn met het toekennen van autorisaties om ‘ongelukken’ te voorkomen. Uit oogpunt van functiescheiding is deze situatie niet wenselijk. De applicatiebeheer treedt hierin adviserend op. De bepaling van de gewenste autorisaties ligt bij de schoolleiding; de registratie bij de applicatiebeheerder.
De eerlijkheid gebied mij te zeggen dat ik helaas vaak moet constateren dat het besef van deze verantwoordelijkheid, de kennis van dit onderwerp en de wil zich hierin te verdiepen bij de schoolleiding op z’n zachtst gezegd onderontwikkeld is.